(目的)

第1条　この訓令は、小中学校における文書等の取扱いについて基本的事項を定めることにより、文書等の事務(以下「文書事務」という。)の円滑かつ適正な実施を図り、もって文書事務の能率化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等の取扱いの基本)

第3条　文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるよう処理及び管理しなければならない。

(文書主任)

第4条　学校における文書事務を円滑に処理するため、文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、校長の命を受け次に掲げる事務に従事する。

(到着文書の処理)

第6条　学校に到着した文書は、次により速やかに処理するものとする。

(文書の配布)

第7条　校長は、前条第1号の規定により文書を閲覧したときは、自ら処理するもののほかは、処理意見を示し、文書主任を経て担当職員に配付するものとする。

(文書の受理番号)

第8条　文書の受理番号は、文書収受簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(文書等の処理の期日)

第9条　配付された文書等は、原則としてその日のうちに担当職員に回付されなければならない。

(起案)

第10条　文書は、担当職員において起案し、校長の決裁を受けるものとする。

(関係書類の添付)

第11条　起案文書等には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

(文書等の審査)

第12条　文書主任は、次に掲げるところにより文書等の審査を行わなければならない。

(文書記号及び発送番号)

第13条　発送する文書には、別表に掲げる文書記号及び発送番号を記入しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第14条　起案者は、起案の決裁終了後速やかに決裁年月日及び施行年月日を記入の上、文書主任の決裁確認を受けなければならない。

(文書の発送)

第15条　発送を要する文書は、担当職員において浄書の上、公印を押し、文書主任に回付するものとする。

(未処理文書の追求)

第16条　文書主任は、文書収受簿及び文書発送簿を調査し、未処理文書の追求を行わなければならない。

(文書の保存)

第17条　処理済の文書は、年度ごとに分類及び整理の上、編冊し、校長の指定する場所に保存しなければならない。

(非常持出文書の明示)

第18条　学校沿革誌、指導要録等の重要文書は、「非常持出」の表示を付して常時保管場所を明示しておかなければならない。

(保存文書の持ち出し及び公開の制限)

第19条　保存文書は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存文書等の廃棄)

第20条　保存期間が満了した文書等は、校長が速やかに廃棄しなければならない。

(補則)

第21条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、校長が別に定める。