(趣旨)

第1条　この訓令は、市に寄せられる市民要望等に関し、その処理及び回答について基本的な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「市民の声」とは、文書、電子メール、口頭(電話によるものを含む。)等媒体を問わず市民、各種団体等から提出された陳情、請願、要望等の全てをいう。ただし、通常業務における苦情や担当課所で対応すべきものを除く。

(取扱いの基本)

第3条　市民の声は、迅速、かつ、的確な対応に努めるとともに、公正・公平を確保しなければならない。

(受付)

第4条　市民の声を口頭で受け付けたときは、担当課所は、市民の声記録票(様式第1号)に必要事項を記入の上、当該記録票を秘書課に送付するものとする。

(受理等)

第5条　秘書課は、前条第1項及び第2項の規定により送付された市民の声記録票(前条第2項の場合にあっては当該文書等)を文書登録し、課内の閲覧に供するとともに、速やかに市長及び副市長に報告するものとする。

(回答)

第6条　前条の規定により受理した市民の声に回答する必要があるとき(市民の声を提出した者(以下「要望者」という。)が回答を求めない場合においてなお応答する必要があるときを含む。)は、担当課所は、当該市民の声の対応方針等を検討し、及び指定副市長と協議の上、回答書を作成するものとする。この場合において、指定副市長が市長との協議が必要と判断したときは、市長と協議するものとする。

(記録及び管理)

第7条　担当課所は、市民の声記録票に回答後の経緯経過等を記録し、必要に応じてその内容を市長及び副市長に報告するものとする。

(補則)

第8条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。