○大仙市公文書管理規則
平成29年4月1日
規則第2号
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 公文書の収受及び配布(第13条―第17条)
第3章 公文書の処理(第18条―第31条)
第4章 公文書の浄書及び発送(第32条―第36条)
第5章 公文書の整理及び保存(第37条―第50条)
第6章 公文書の選別、移管及び廃棄(第51条・第52条)
第7章 雑則(第53条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、大仙市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等を健全な民主主義の根幹を支える市民共有の知的資源として、主権者である市民が主体的に利用し得るものにすることが大仙市の重要な責務であることから、公文書の取扱いについて基本的事項を定めることにより、公文書の適正な管理及び歴史公文書等の適切な保存を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、大仙市の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明できるようにすることを目的とする。
(1) 課 市長及び会計管理者の事務部局の課、室等をいう。
(2) 課長 前号に掲げる課及び室の長をいう。
(3) 公文書館等 公文書館法(昭和62年法律第115号)に基づき市が設置する公文書館又はこれに類する機能を有するものをいう。
(4) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録)をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 特定歴史公文書等
(5) 歴史公文書等 歴史資料として重要な公文書その他の記録をいう。
(6) 特定歴史公文書等 次に掲げるものをいう。
ア 第51条第1項の規定により公文書館等へ移管されたもの
イ 個人又は団体から公文書館等に寄贈され、又は寄託されたもの
(7) 公文書等 次に掲げるものをいう。
ア 公文書
イ 特定歴史公文書等
(8) 公文書管理システム 公文書の収受、起案、保存、閲覧、廃棄その他の処理を通信回線を用いて電子的方法により行い、及び公文書の見読性、真正性、完全性等を維持するために用いる公文書管理機能をいう。
(9) 電磁的記録媒体 電磁的記録について電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。
(10) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(11) 電子決裁 公文書管理システムに公文書を電磁的記録として登録することにより公文書を回付し、又は決裁を受けることをいう。
(12) 公文書の保管 公文書を分類整理し、課の執務室内のキャビネット等(以下「キャビネット」という。)一定の場所にファイル、フォルダその他の用具を使用して収納しておくことをいう。
(13) 公文書の保存 書庫等を原則として執務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(公文書の作成)
第3条 課の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該課における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該課の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、公文書を作成しなければならない。
(1) 条例又は規則の制定又は改廃及びその経緯
(2) 前号に定めるもののほか、庁議、部及び課の長で構成される会議(これらに準ずるものを含む。)の決定又は了解及びその経緯
(3) 複数の執行機関若しくは議会による申合せ又は他の執行機関若しくは議会に対して示す基準の設定及びその経緯
(4) 個人又は法人の権利義務の得失及びその経緯
(5) 職員の人事に関する事項
(公文書の取扱いの基本)
第4条 公文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
(総務課長の職務)
第5条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書事務について統括する。
2 総務課長は、この規則に定める文書事務が適正に行われるように各課における公文書の取扱い等を調査し、又は適正な処理が行われるように指導するものとする。
(課長の職務)
第6条 課長は、課における文書事務が正確かつ迅速に行われるように所属職員を指揮監督しなければならない。
(文書主任等)
第7条 課に、文書主任を置く。
2 文書主任は、班長(2人以上いる場合は、課長が指名する班長)をもって充てる。
3 前項の規定により難い場合は、課長が指名する者をもって充てることができる。
4 課に、文書主任の補助者として文書整理員を置く。
(文書主任等の職務)
第8条 文書主任は、課長の命を受け、所属する課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 公文書の審査に関すること。
(2) 公文書の授受及び配布に関すること。
(3) 公文書の処理の促進に関すること。
(4) 公文書の分類、整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。
(6) 文書事務の進行管理に関すること。
(7) 公文書管理システムの利用の調整に関すること。
(8) 起案文書の決裁確認に関すること。
(9) その他文書事務に関し必要な事項
2 文書整理員は、文書主任の指揮監督の下、前項各号に掲げる事務を補助する。
(文書主任等の指名報告)
第9条 課長は、毎年度初めに文書主任及び文書整理員を指名し、文書主任等指名(変更)届(様式第1号)により、総務課長に報告しなければならない。
2 課長は、文書主任又は文書整理員を変更したときは、速やかに文書主任等指名(変更)届により総務課長に報告しなければならない。
(公文書の登録)
第10条 第22条第2項の規定により起案し、又は供覧する公文書は、全て公文書管理システムにより文書番号を取得し、処理しなければならない。
2 同種の公文書を定例的又は大量に処理する場合は、最初の1件を公文書管理システムにより処理し、以後公文書管理システムによらず別の帳票(他のデータベース機能により管理する公文書のデータを含む。以下「特例帳票」という。)を使用することができる。
3 課長は、特例帳票を使用しようとするときは、あらかじめ総務課長に特例帳票使用承認申請書(様式第2号)により申請しなければならない。
(公文書管理帳票)
第11条 公文書の管理に要する簿冊(データベース機能により管理するものを含む。以下同じ。)は、次に掲げるとおりとする。
(1) 総務部総務課(以下「総務課」という。)に備える簿冊
ア 特殊文書収受簿(様式第3号。各支所市民サービス課(以下「市民サービス課」という。)においても備える帳票)
イ 議案番号簿
ウ 議会報告番号簿
エ 専決処分番号簿
オ 条例原簿(様式第4号)
カ 規則原簿(様式第4号)
キ 訓令原簿(様式第4号)
ク 告示原簿(様式第4号)
(2) 課に備える簿冊
ア 文書登録簿(様式第5号)
イ 特例帳票
(公文書の記号及び番号)
第12条 収受し、又は発議する公文書には、軽易な事案に係るものを除き、公文書の記号を付し、番号を記載しなければならない。
2 公文書管理システムにより文書登録をする公文書の記号は、おおむね支所及び課又は課の名称の頭文字によって構成し、公文書の番号は、公文書管理システムの登録番号による。
3 特例帳票に登録する公文書の記号は、当該特例帳票への登録年度又は登録年並びに市、部及び課の名称の頭文字並びに当該事案を表示する1字を加えたものをもって定め、公文書の番号は、特例帳票の登録番号による。ただし、特別の理由がある場合は、主管課長は、総務課長の承認を得て別の記号を定めることができる。
4 公文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に止める。ただし、原簿等公文書管理システムから発番される番号以外の方法により管理するものについては、この限りでない。
第2章 公文書の収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第13条 市役所に到達した文書(通信回線の利用等により受領した電磁的記録を除く。以下「到達文書」という。)は、総務課長又は市民サービス課の課長(以下「市民サービス課長」という。)が受領し、次に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。
(1) 到達文書は、課ごとに分類し、文書交換箱により主管課へ配布すること。
(2) 封筒の表示等により特に開封が必要と認められる文書は、開封し、主管課へ配布すること。
(3) 内容証明扱い、配達証明扱い及び書留(現金書留を除く。)扱いによる文書並びに特別送達文書は、特殊文書収受簿に所要事項を記載して主管課に配布すること。
(4) 2以上の部又は課に関連する文書は、総務課長又は市民サービス課長と関係部課長等との協議の上、最も関係があると認められる課等に配布すること。
(執務時間外の到達文書)
第14条 執務時間外の到達文書は、宿日直員が受領し、別に定めるところにより総務課長又は市民サービス課長に引き継がなければならない。
(転送の禁止)
第15条 配布を受けた文書のうち、当該課の主管に属しないものがあったときは、直ちに総務課又は市民サービス課へ返付し、各課相互に転送してはならない。
(通信回線の利用等により受領した電磁的記録の取扱い)
第16条 電磁的記録は、通信回線を利用して受領することができる。ただし、当該電磁的記録が市に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること及び内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、市長が承認した送受信装置(以下「送受信装置」という。)によるものに限る。
2 前項の規定にかかわらず、課長は、特別の事情があると認めるときは、電磁的記録媒体により電磁的記録を受領することができる。
3 通信回線を利用する電磁的記録の着信の確認は、文書主任が送受信装置により定期的に行うものとする。
4 通信回線を利用して受領した電磁的記録のうち、電子署名が付されたものを受信した場合は、当該電子署名を検証するものとする。
5 通信回線を利用して受領し、又は第2項の規定により受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものは、電子決裁により処理するものとする。
(課における文書の取扱い)
第17条 課長は、配布を受けた到達文書(以下「配布文書」という。)を次に掲げるところにより速やかに処理しなければならない。
(1) 配布文書は、開封の上、文書の余白に収受印を押し、担当する文書主任へ回付する。
(2) 個人宛又は職名宛の親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま名宛人に配布する。
(3) 文書の収受の日時が権利の得失又は変更に関係のある文書及び電報は、収受印の下に収受時刻を記入し、処理担当者の認印を押して直ちに名宛人に配布する。
2 前項の規定にかかわらず、課長は、申請書、届出書等で、課において直接収受し、直ちに処理を要すると認められるものについては、文書の収受方法を別に定めることができる。
第3章 公文書の処理
(公文書の処理方針)
第18条 公文書は、課長及び文書主任が中心となって速やかに処理しなければならない。
2 課長は、公文書を収受したときは、当該公文書を文書主任に回付しなければならない。ただし、当該公文書が次の各号のいずれかに該当するときは、速やかに上司に供覧して、直接上司の指示を受けなければならない。
(1) 重要な公文書で処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要のあるもの
(2) 国又は他の地方公共団体の機関からの公文書で重要と認められるもの
(3) 事務の性質上その処理が長期の日時を要すると認められるもの(課長の専決に属する事務を除く。)
第19条 文書主任は、前条第2項本文の規定により公文書の回付を受けたときは、当該公文書の処理を行う職員(以下「事務担当者」という。)を指名し、課長からの指示その他当該公文書を処理するのに必要な指示をしなければならない。
2 公文書の回付を受けた事務担当者は、速やかに公文書管理システムにおいて電子決裁により文書主任に回付するものとする。ただし、電子決裁で回付することが困難又は適当でない場合は、文書処理票(様式第7号)を用いて回付することができる。
3 文書主任は、前項の規定により公文書の回付を受けたときは、事務担当者が処理した公文書の内容を審査し、課長に回付しなければならない。ただし、必要があると認めるときは、自ら処理し、課長に回付することができる。
4 軽易な事案に係る供覧は、公文書の余白に供覧の表示をし、供覧押印欄を設けて行うことができる。
(収受の場合の入力事項)
第20条 事務担当者は、公文書の収受を行うときは、次に掲げる事項を公文書管理システムに入力し、記録しなければならない。
(1) 件名
(2) 先方文書番号
(3) 先方発信年月日
(4) 収受年月日
(5) 文書分類番号
(6) 処理期限
(7) 閲覧区分
(8) 課外合議
(公文書の処理の期日)
第21条 課に配布された公文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に回付されなければならない。
2 事務担当者は、前項により回付された公文書を指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、課長の承認を得て期日を延長することができる。
(起案)
第22条 事案の処理は、全て公文書により決裁を受けなければならない。
2 公文書の起案は、軽易な組織内公文書を除き、原則として電子決裁により行わなければならない。ただし、これによることが適当でない場合は、公文書管理システムから出力する起案用紙(様式第8号)を用いて決裁を受けることができる。
3 公文書の文字の訂正は、訂正箇所を電磁的に表示し、若しくは記録し、又は原文を明示して訂正字句及びその前後の連絡を明らかにし、訂正者の認印を押さなければならない。
(入力事項)
第23条 事務担当者は、公文書の起案を行うときは、次に掲げる事項を公文書管理システムに入力し、記録しなければならない。
(1) 件名
(2) 文書分類番号
(3) 決裁区分
(4) 起案日
(5) 宛先
(6) 発信者名
(7) 課外合議
(8) その他公文書の起案に関し必要な事項
2 課長は、起案の決裁又は審査を行うときは、前項各号に掲げる事項を確認しなければならない。
(関係書類の添付)
第24条 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。
(合議による公文書の処理)
第25条 2以上の部又は課に関連する公文書は、主管課で起案し、主管課長は、関係する部又は課へ合議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 前項による合議は、合議先を指定して行わなければならない。
3 合議先の課長は、同意又は不同意を決定しなければならない。
4 主管課長は、合議を終えた公文書に不同意等の表示があったときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(機密公文書等の取扱い)
第26条 緊急を要する公文書又は機密公文書その他重要な公文書で決裁を必要とするものは、当該公文書の内容を説明し得る職員が持ち回りで決裁を受けなければならない。
2 処理後においてもなお機密を要する公文書は、当該機密保持に細心の注意を払わなければならない。
(未処理公文書の処理の促進)
第27条 文書主任は、常に未処理公文書を調査し、自ら処理する場合を除き、事務担当者にその処理を促進するよう指導しなければならない。
(公文書の審査)
第28条 文書主任は、次に掲げるところにより公文書の審査を行わなければならない。
(1) 書体、文体、用語及び用字についての審査
(2) 法制、行政及び財政の見地からの審査
(3) その他事案の施行について必要な審査
2 前項に規定する審査の結果、軽易なものは訂正し、訂正すべき箇所が多数ある場合又は疑義ある場合は、事務担当者に返付し再提出させなければならない。
3 第1項に定めるもののほか、次に掲げる公文書は、総務課長の審査を要するものとする。
(1) 条例、規則その他の規程の制定又は改廃に関する公文書
(2) その他総務課長が必要と認めるもの
(決裁確認)
第29条 起案者は、決裁を受けたときは、速やかに文書主任の決裁確認を受けなければならない。
2 前項の決裁確認は、文書主任が公文書管理システムにより行うものとする。
(原議書の処理)
第30条 前条の決裁確認が済んだ公文書(以下「原議書」という。)を起案した者は、当該原議書が自己のもとへ回付されたときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 決裁者の指示事項の有無を確認すること。
(2) 前号の確認の結果、指示事項があったときは、当該指示に従い処理すること。
(3) 施行を伴うものについては、施行の処理をすること。
2 起案者は、前項第3号の規定による施行の処理終了後、当該起案に係る原議書を執務室内のキャビネットに保管しなければならない。
(文書登録簿の作成及び確認)
第31条 課長は、毎月前月に登録した公文書に係る文書登録簿を公文書管理システムにより作成し、総務課長又は市民サービス課長は、作成された文書登録簿を確認するものとする。
第4章 公文書の浄書及び発送
(1) 法令等に定めのあるとき又は特に必要のあるときは、市名又は市役所名
(2) 対内公文書にあっては、特に重要なものを除き、副市長、部長又は課長名
(3) 対外公文書のうち、本市の部長名又は課長名あての照会その他に対する回答公文書等で、その内容が部長又は課長の専決に属するものにあっては、当該部長又は課長名
2 対内公文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。
(浄書及び照合)
第33条 公文書の浄書は、原則としてワードプロセッサ機能により各課で行う。ただし、この方法により難いときは、外注その他の方法によりこれを行うことができる。
2 浄書の済んだ公文書は、原議書と照合しなければならない。
(公印の押印及び電子署名の付与)
第34条 照合を終了した浄書公文書は、施行の際、公文書管理システムにより公印規則(平成17年大仙市規則第14号)第5条の2の規定により指名された公印取扱主任者の承認を得て、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものを除き、公印を省略することができる。
(1) 法令等の定めにより押印が必要なもの
(2) 許認可等の行政処分に関する文書その他特に重要な文書(前号に掲げるものを除く。)
(3) 前2号に掲げるもののほか課長が特に必要と認めるもの
2 前項ただし書の規定により、公印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」を表示するものとする。ただし、書簡文書及び部内者に対する往復文書については、この限りでない。
3 第1項本文の規定にかかわらず、電子署名の付与を要する公文書については、照合を終了した後、電子署名を付与し施行するものとする。
4 前項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(対外公文書の発送)
第35条 発送を要する公文書(第3項の規定により電磁的記録により発送するものを除く。)は、郵送、使送等に区分し、総務課長又は市民サービス課長に申し込み、発送しなければならない。
2 郵送する公文書で、一定の通数を超えるものは、料金後納の方法によることができる。
3 前条第1項ただし書の規定により公印を省略した公文書は、通信回線の利用等により電磁的記録により発送することができる。
(対内公文書の発送)
第36条 対内公文書の発送は、主管課が文書交換箱を利用するものとする。
2 対内的な電磁的記録は、庁内の通信回線を利用することにより送付するものとする。
第5章 公文書の整理及び保存
(公文書の整理及び保存方針等)
第37条 公文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 毎月21日を公文書整理の日とし、必要な事項は別に定める。ただし、その日が休日(大仙市の休日を定める条例(平成17年大仙市条例第10号)に定める休日をいう。)に当たるときは、その日より前の休日でない日とする。
3 公文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
(電磁的記録の保存)
第38条 収受し、供覧し、又は起案した電磁的記録は、公文書管理システムに保存する。
2 この規則に定めるもののほか、電磁的記録の保存について必要な事項は、別に定める。
(公文書の保管)
第39条 公文書の保管は、課を単位として行う。ただし、主管課長は、他の保管単位によることが適当であると認めるときは、関係課と協議して、これを変更することができる。
2 公文書の保管期間は、処理の完結した日の属する年度の翌年度の3月31日までとする。
(文書分類)
第40条 公文書は、文書分類を設けて登録し、及び管理する。
2 課長は、前項の規定により作成した文書分類の内容を追加し、削除し、又は変更するときは、総務課長に申し出るものとする。
(文書登録簿の作成及び整理)
第41条 文書登録簿は、各課において、個人情報等の不開示情報のないことを確認し、公文書管理システムにより作成しなければならない。
2 文書登録簿は、公文書の検索及び利用に便利なように整理しておかなければならない。
(保管用具)
第42条 公文書の整理及び保管には、キャビネットを使用する。ただし、キャビネットに収納することが不適当な公文書については、書類庫、書棚等適当な用具を使用することができる。
(常用公文書)
第43条 課長は、次に掲げる公文書で、当該課において常時利用する必要があると認めるものを常用公文書として指定することができる。
(1) 行政処分、争訟等に係る公文書で、その処分に関して事後の指導、監督及び解決に必要なもの
(2) 供覧公文書で、事務処理上参照する必要があるもの
(3) 継続的に記載又は加除することが予定されている台帳等
(4) その他これらに準ずる公文書
2 課長は、前項により指定した常用公文書を公文書管理システムにより整理しておかなければならない。
(公文書の保存年限の種別)
第44条 公文書の保存年限の種別は、次に掲げるとおりとする。ただし、法令により保存年限が定められているものについては、この限りではない。
(1) 1年保存
(2) 3年保存
(3) 5年保存
(4) 10年保存
(5) 30年保存
(保存年限の設定)
第45条 課長は、公文書の保存年限について、法令、条例、規則及び規程等に定めがあるものを除き、あらかじめ別表に定める区分により設定しておかなければならない。
2 総務課長は、各課共通の公文書又は重複して保存される公文書の保存年限について、別に基準を設けることができる。
3 第1項の規定にかかわらず、出納に関するもの(会計事務上の手続書類や確認書類をいう。)の保存年限は、別に定めるところによる。
(保存年限の起算)
第46条 公文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(保管公文書の引継ぎの方法)
第47条 保管が終了し、公文書の保存を必要とするものの引継ぎは、次に掲げるところにより、毎年度終了後(暦年により処理する公文書にあっては毎年終了後、常用公文書にあっては当該常用期間が満了する日の属する年度末終了後)、総務課長が定める日に総務課長が定める書庫等に搬入することにより行わなければならない。
(1) 公文書管理システムにより、引継ぎを行おうとする公文書のデータを処理し、保存年限の順により保存文書目録(様式第9号)を作成すること。
(2) 前号の規定により作成した保存文書目録に従って、保存公文書の仕分け及び並べ替えを行うこと。
2 公文書の規格、数量又は性質により、公文書の引継方法が前項の規定により難い場合は、総務課長が別に引継方法を定める。
(引継公文書の確認)
第48条 総務課長は、前条の規定により公文書の引継ぎを受けたときは、当該公文書の確認を行わなければならない。
(書庫の管理)
第49条 書庫の管理者は、総務課長又は市民サービス課長とする。
2 総務課長及び市民サービス課長は、書庫における公文書の保存状況を統制管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(保存公文書の貸出し等)
第50条 保存公文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする職員は、総務課長又は市民サービス課長に申し出なければならない。
2 保存公文書を貸し出す場合は、簿冊を単位とし、総務課又は市民サービス課備付けの貸出簿に、簿冊名、貸出年月日、返却予定年月日、借用する職員の名前を記さなければならない。
3 貸出期間は、貸し出された日から6箇月以内とする。ただし、特別な理由がある場合は、総務課長又は市民サービス課長と協議の上、貸出期間を定めることができる。
第6章 公文書の選別、移管及び廃棄
(公文書の選別、移管及び廃棄)
第51条 総務課長は、保存期間が満了した公文書について、公文書館等を所管する課長と協議の上、別に定める基準により歴史的価値を有すると認められるものを選別し、歴史公文書等として公文書館等に移管しなければならない。ただし、保存期間中の公文書であって、歴史的価値を有すると認められるもののうち、利用頻度等の観点から必要性が低いと認めるものは、主管課長と協議の上、保存期間中に公文書館等に移管することができる。
2 前項本文の場合において、総務課長は、歴史公文書等として移管するものを除き、市長の決裁を得て、公文書を廃棄しなければならない。
3 総務課長は、保存期間中の公文書であっても保存の必要がないと認めるものは、主管課長と協議の上、市長の決裁を得て、廃棄することができる。
4 機密に属する公文書又は他に使用されるおそれのある公文書を廃棄するときは、焼却、裁断、消去等適正な方法により処理しなければならない。
(公文書の継続保存)
第52条 主管課長は、保存期間満了後において、更に継続して保存する必要があると認められる公文書があるときは、保存期間満了前に保存年限延長申請書(様式第10号)を総務課長に提出して承認を受けなければならない。
2 総務課長は、前項の規定による申請書の提出があった場合は、当該申請に係る公文書の保存年限の延長の適否を審査し、延長を適当と認めたときは、当該公文書を引き続き保存しなければならない。
第7章 雑則
第53条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成29年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に作成し、又は取得した文書の保存年限は、保存年限が永年とされている文書については、30年とし、その他の保存年限の文書については、課長が現に定めている保存年限とする。いずれの場合においても、文書の保存年限の起算については、第46条の規定による。
3 前項の規定により保存年限を30年とした文書のうち、当該文書の保存されてきた期間が既に30年を経過しているものについては、施行日をもって歴史公文書等として公文書館等に移管する。
附則(令和4年6月30日規則第19号)
この規則は、令和4年7月1日から施行する。
別表(第45条関係)
公文書の区分 | 保存期間 |
1 市の総合計画及び基本方針に関するもの 2 特に重要な事務及び事業の計画に関するもの 3 市の廃置分合、境界変更及び行政区画に関するもの 4 市史及びその編さんに関するもの 5 条例、規則、訓令及び告示の制定及び改廃に関するもの 6 議案、報告その他市議会に関するもの 7 訴訟、調停、不服申立て、陳情及び請願に関するもの 8 職員の任免及び賞罰に関するもの 9 特に重要な予算、決算に関するもの 10 公有財産の取得及び処分等に関するもの 11 施設の管理に関するもので特に重要なもの 12 工事及び物品等に関するもので特に重要なもの 13 叙位、叙勲等表彰に関するもの 14 市長及び副市長の事務引継ぎに関するもの 15 前各項に掲げるもののほか、30年保存とする必要があると認めるもの | 30年 |
1 重要な事務及び事業の計画に関するもの 2 予算、決算に関するもの 3 契約、協定等に関するもの 4 市債、借入金に関するもの 5 統計に関するもの 6 許認可等の行政処分に関するもの 7 損害賠償及び損失補償に関するもの 8 施設の管理に関するもので重要なもの 9 工事及び物品等に関するもので重要なもの 10 前各項に掲げるもののほか、10年保存とする必要があると認めるもの | 10年 |
1 事務及び事業の計画に関するもの 2 申請、報告及び届出等に関するもの 3 施設の管理に関するもの 4 工事及び物品等に関するもの 5 職員の服務及び給与等に関するもの 6 補助金及び交付金等に関するもの 7 前各項に掲げるもののほか、5年保存とする必要があると認めるもの | 5年 |
1 常例的な事務事業の執行に関するもの 2 施設の管理に関するもので軽易なもの 3 工事及び物品等に関するもので軽易なもの 4 職員の服務及び給与等に関するもので軽易なもの 5 前各項に掲げるもののほか、3年保存とする必要があると認めるもの | 3年 |
1 常例的な事務事業の執行に関するもので軽易なもの 2 軽易な往復文書で後日参照を必要としないもの 3 主務課以外の共通文書に関するもの 4 前各項に掲げるもののほか、1年保存とする必要があると認めるもの | 1年 |
