○大仙市電子契約実施規程
令和7年4月1日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、本市が行う電子契約について必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子契約 地方自治法(昭和22年法律第67号)第234条第5項に規定する契約内容を記録した電磁的記録を作成することにより締結する契約をいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号。以下「電子署名法」という。)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) 電磁的記録 電子署名法第2条第1項に規定する電磁的記録をいう。
(4) 電子契約書 契約内容を記載した電磁的記録に、電子署名を講じたものをいう。
(5) 電子契約サービス 本市及び相手方の指示に基づき電子署名により電子契約の締結を行う事業者署名型(立会人型)又は当事者署名型による電子署名サービスをいう。
(6) アカウント 本市が電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(7) パスワード 本市が電子契約サービスに接続するために必要となる符号をいう。
(8) アクセスコード 第三者による文書の閲覧を防止するために接続するために必要となる符号をいう。
(9) 契約事務担当者 本市の職員のうち、契約相手方に電子契約を送信する等、電子契約サービスを利用した契約手続に関する事務を行う者をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 本市における契約(覚書、協定その他当事者双方の合意を文書化したものを含む。以下同じ。)は、次に掲げるものを除き、電子契約サービスを利用した電子契約によることができる。
(1) 法令等の定めにより、書面によるとされている契約
(2) 契約相手方の希望により、書面により行う契約
(3) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(電子契約サービス運用管理者)
第4条 電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、総務部契約検査課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスを利用可能な状態を維持し、これを管理すること。
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性を確保し、効率的かつ適正に運用すること。
(3) 電子契約サービスの利用に関する各課等への指導及び助言に関すること。
(4) 電子契約サービスの本市職員及び事業者への研修の実施に関すること。
(5) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項に関すること。
(承認者の設置)
第5条 本市が締結する電子契約に電子署名を付与する責任者(以下「承認者」という。)は、所属長とする。
2 承認者が不在のときは、大仙市事務専決規程(平成18年大仙市訓令第43号)第7条の規定を準用する。
(アカウント及びパスワードの取扱い)
第6条 アカウントは、運用管理者又は運用管理者が指名した大仙市行政組織規則(平成17年大仙市規則第3号)第3条第1項で定める庁内のシステム管理の事務分掌を担う者が設定し、各所属に付与する。
2 所属名称の変更等により、アカウントの変更が生じた際は前項の規定を準用する。
3 アカウントの取扱いは、各所属の職員がこれを適正に行わなければならない。
4 パスワードの管理、設定及び変更は、各所属で行い、パスワードを所属職員以外の者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(契約相手方への意思確認)
第7条 契約事務担当者は、契約相手方に対し、電子契約サービスを利用した電子契約の締結に係る意向について、締結しようとする案件の都度に応じて確認しなければならない。
(1) 単独事業者による申請 電子契約利用申出書(単体用)(様式第1号)
(2) 共同企業体による申請 電子契約利用申出書(共同企業体用)(様式第2号)
(電子契約手続)
第8条 契約事務担当者は、次に掲げる手順により電子契約手続を実施する。
(1) 運用管理者より付与されたアカウントにより電子契約サービスにログインする。
(2) PDF形式に変換した契約書及び関係書類一式(以下「契約書等」という。)をアップロードする。
(3) 書類情報、契約相手方の詳細情報等を入力し、必要に応じて電子契約書の送信順等の設定を行い、送信する。
2 前項第3号に規定する送信順は、原則として、契約事務担当者、契約相手方(担当者)、契約相手方(契約締結権限者)、承認者の順で行うものとする。ただし、契約相手方が提供する電子契約サービスを用いて電子契約する場合における送信順は、原則として契約相手方(担当者)、契約相手方(契約締結権限者)、契約事務担当者、承認者の順で行うものとする。
3 他所属の契約執行を行う部署にあっては、当該他所属の契約事務担当者に契約締結を通知する共有先として設定するものとする。
4 契約事務担当者は、契約の性質上、特に必要とする場合にはアクセスコードを設定するものとし、電子契約サービスから電子契約書の確認依頼メールが送信されるまでに、契約相手方にこれを通知しなければならない。なお、通知する際は電子契約サービスにおいて送信するメールアドレスへの電子メール以外の手段を用いなければならない。
(電子契約書の管理)
第9条 電子契約書の原本は、電子契約サービスにより保存及び管理される電子契約書とする。
(事故報告)
第10条 所属長は、電子契約サービスの不正な利用若しくはそのおそれがあると認められる場合又は障害を発見した場合には、直ちに運用管理者に報告し、運用管理者の指示に従うものとする。
2 所属長は、パスワードの漏えいその他の事故があったときは、直ちにその旨を運用管理者に報告し、運用管理者の指示に従うものとする。
3 運用管理者は、前2項による報告を受けた場合は、速やかに必要な措置を講じるものとする。
(電子契約に関する遡及行為)
第11条 電子契約により契約を締結する場合で、当該電子契約の電子署名が契約期間の始期までに付されない場合にあっては、当該契約書に付す契約事項に契約成立日までに行われた行為を追認する特約条項を設け、契約相手方がこれを承認した場合に限り、当該始期から契約締結時までに行われた行為は当該契約に基づくものとして取り扱うものとする。
(その他)
第12条 この訓令に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
