○大仙市公文書等の管理に関する条例
令和8年3月17日
条例第16号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 公文書の管理
第1節 公文書の作成(第5条)
第2節 公文書の整理等(第6条―第13条)
第3章 歴史公文書等の保存、利用等
第1節 歴史公文書等の保全等(第14条・第15条)
第2節 特定歴史公文書等の利用(第16条―第26条)
第3節 特定歴史公文書等の廃棄(第27条)
第4章 大仙市アーカイブズ運営審議会(第28条・第29条)
第5章 雑則(第30条―第35条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この条例は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)の趣旨にのっとり、市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が健全な民主主義の根幹を支える市民共有の知的資源として、住民自治の担い手である市民が主体的に利用し得るものであることから、公文書等の管理に関する基本的事項を定めることにより、公文書の適切な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市民の知る権利を尊重して、市の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
(定義)
第2条 この条例において「実施機関」とは、市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び上下水道事業管理者並びに議会をいう。
2 この条例において「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下「電子公文書」という。)を含む。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
(2) 特定歴史公文書等
(3) 市の図書館その他これに類する施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの(前号に掲げるものを除く。)
3 この条例において「歴史公文書」とは、歴史資料として重要な公文書をいう。
4 この条例において「歴史公文書等」とは、歴史公文書その他の歴史資料として重要な文書をいう。
5 この条例において「特定歴史公文書等」とは、歴史公文書等のうち、次に掲げるものをいう。
(1) 第10条第1項の規定により大仙市アーカイブズ(以下「アーカイブズ」という。)に移管されたもの
(2) 法人その他の団体又は個人からアーカイブズに寄贈され、又は寄託されたもの
6 この条例において「公文書等」とは、次に掲げるものをいう。
(1) 公文書
(2) 特定歴史公文書等
7 この条例において「公文書管理システム」とは、実施機関が公文書の収受、起案、保存、閲覧、廃棄その他の処理を通信回線を用いて行い、及び電子公文書の見読性、真正性、完全性、検索可能性等を維持するために用いる公文書管理機能を備えたシステムをいう。
(法令等との関係)
第3条 公文書等の管理については、法令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。
(公文書管理の原則)
第4条 実施機関の職員は、この条例の目的を十分に認識し、公文書の作成、整理、保存等を適切に行わなければならない。
第2章 公文書の管理
第1節 公文書の作成
(作成)
第5条 実施機関の職員は、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
第2節 公文書の整理等
(整理)
第6条 実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は大仙市規則その他の実施機関が定める規則、規程等(以下「市規則等」という。)で定めるところにより、当該公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2 実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「公文書ファイル」という。)にまとめなければならない。
3 前項の場合において、実施機関は、市規則等で定めるところにより、当該公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
(保存)
第7条 実施機関は、公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
2 実施機関は、公文書ファイル等の集中管理のため市長が指定する文書庫又は公文書管理システムにおいて当該公文書ファイル等を適切に保存するものとする。
(公文書ファイル管理簿)
第8条 実施機関は、公文書ファイル等の管理を適切に行うため、市規則等で定めるところにより、公文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存場所その他の必要な事項(大仙市情報公開条例(平成17年大仙市条例第18号。以下「情報公開条例」という。)第5条各号のいずれかに該当する情報を除く。)を公文書管理システムに登録し、帳簿(以下「公文書ファイル管理簿」という。)として管理しなければならない。ただし、市規則等で定める期間未満の保存期間が設定された公文書ファイル等については、この限りでない。
2 実施機関は、作成した公文書ファイル管理簿について、市規則等で定めるところにより、当該実施機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
(歴史公文書の評価選別)
第9条 アーカイブズの館長(以下単に「館長」という。)は、別に定める公文書を評価するための基準に基づいて、実施機関が保有する公文書について、その保存期間(第6条第4項の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間をいう。以下同じ。)の満了前に、実施機関との協議により保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては公文書館への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄する措置を採るべきことを定めなければならない。
2 実施機関は、前項の規定により保存期間が満了したときの措置として移管と定められた公文書について、当該実施機関の事務又は事業の遂行上必要があると認められるときは、その必要の限度において、一定の期間を定めて保存期間を延長することができる。
(公文書の移管又は廃棄)
第10条 実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、前条第1項の定めに基づき、アーカイブズに移管しなければならない。
2 実施機関は、前項の規定に基づきアーカイブズに移管された公文書ファイル等を除き、保存期間が満了した公文書を、市長との協議を経て廃棄しなければならない。
3 実施機関は、第1項の規定によりアーカイブズに移管する公文書ファイル等について、第17条第2項第1号に該当するものとしてアーカイブズにおいて利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付すことができる。
(管理状況の報告等)
第11条 実施機関は、公文書ファイル管理簿の記載状況その他の公文書の管理状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。
2 市長は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。
3 市長は、第1項に定めるもののほか、公文書の適切な管理を確保するために必要があると認める場合には、実施機関に対し、公文書の管理について、その状況に関する報告若しくは資料の提出を求め、又は当該職員に実地調査をさせることができる。
2 市規則等には、公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 作成に関する事項
(2) 整理に関する事項
(3) 保存に関する事項
(4) 公文書ファイル管理簿に関する事項
(5) 移管又は廃棄に関する事項
(6) 管理状況の報告に関する事項
(7) 前号に掲げるもののほか、公文書の管理が適正に行われることを確保するために必要な事項
3 市長を除く実施機関は、市規則等を設けようとするときは、あらかじめ、市長に協議しなければならない。これを変更しようとするときも、同様とする。
4 実施機関は、市規則等を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
(電子化の推進)
第13条 実施機関は、公文書の適切な管理又は事務若しくは事業の効率化等に資するため、公文書の電子化(電子公文書として作成又は取得することをいう。)の推進及び公文書管理システムの利用に努めなければならない。
2 実施機関は、電子公文書の滅失又は毀損に備え、当該公文書を適切なフォーマット及び記録媒体に複製し、分散管理その他の物理的及び技術的保護対策を講じなければならない。
第3章 歴史公文書等の保存、利用等
第1節 歴史公文書等の保全等
(歴史公文書等の保全)
第14条 館長は、市に関する歴史公文書等が、市民の知る権利の保障に資するものや地域の重要な歴史的事実を伝えるものなど、現在及び将来の市民共有の知的資源となり得るものであることから、その保有主体が適切に保存し、将来の世代に引き継がれるよう、市及び市民等の相互の連携と協力を図り、かつ必要な措置を講じるよう努めなければならない。
(特定歴史公文書等の保存)
第15条 館長は、アーカイブズに移管された特定歴史公文書等について、第27条の規定により廃棄する場合を除き、永久に保存しなければならない。
2 館長は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
3 館長は、特定歴史公文書等に個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報が記録されている場合には、当該個人情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他個人情報の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
4 館長は、特定歴史公文書等の分類、名称、移管又は寄贈若しくは寄託した者の名称又は氏名、資料群の名称、移管又は寄贈若しくは寄託を受けた時期及び保存の場所その他特定歴史公文書等の適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。
第2節 特定歴史公文書等の利用
(特定歴史公文書等の利用申請)
第16条 何人も特定歴史公文書等を利用することができる。
2 特定歴史公文書等を利用しようとする者は、館長に申請しなければならない。
3 利用申請に係る手続については、規則で定める。
(特定歴史公文書等の利用)
第17条 館長は、次項に掲げる場合を除き、特定歴史公文書等を利用させなければならない。
2 館長は、次に掲げる場合には、特定歴史公文書等の全部又は一部を利用に供しないものとすることができる。この場合において、一部を利用に供しないとしたときは、別に定める方法により当該部分を除き利用させなければならない。
(1) 特定歴史公文書等が実施機関から移管されたものであって、当該特定歴史公文書等に次の情報が記録されている場合
ア 情報公開条例第5条第1号、第3号又は第6号(同号のうち監査、検査又は試験に係る事務に限る。)に掲げる情報
イ 情報公開条例第5条第2号に掲げる情報
ウ 公にすることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査、公訴の維持、刑の執行その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼす情報
(2) 特定歴史公文書等がその全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に法人等又は個人から寄贈され、又は寄託されたものであって、当該条件を付すことが当該情報の性質、利用申請時の状況等に照らしてなお合理的であると認められる場合
(3) 特定歴史公文書等の原本を利用に供することにより当該原本の破損若しくはその汚損を生ずるおそれがある場合又は実施機関において当該原本が現に利用されている場合(アーカイブズにおいて、当該原本の保存又は利用のために必要な措置が行われている場合を含む。)
3 館長は、利用に係る特定歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が作成又は取得されてからの時の経過を考慮するものとし、その判断基準は別に定める。
(本人等情報の扱い)
第18条 館長は、前条第2項第1号イの規定にかかわらず、この規定に掲げる情報により識別される特定の個人(以下、この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている特定歴史公文書等について利用の申請があった場合において、本人であることを証する書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定歴史公文書等につき当該情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与)
第19条 利用申請に係る特定歴史公文書等に国、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第1項に規定する独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び利用申請をした者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合には、館長は、当該特定歴史公文書等を利用させるか否かについての決定をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、利用申請に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
2 館長は、第三者に関する情報が記載されている特定歴史公文書等の利用をさせる場合であって、当該情報が情報公開条例第5条第3号アからウまでに規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用申請に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
3 館長は、特定歴史公文書等であって第17条第2項第1号ウに該当するものとして第10条第3項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書等を移管した実施機関に対し、利用申請に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。
4 館長は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会が与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用させる旨を決定するときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、館長は、その決定後直ちに、当該意見書(第22条第2項第2号及び第23条第3号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対して、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。
(特定歴史公文書等の利用方法)
第20条 館長が特定歴史公文書等を利用させる場合に必要な事項については、規則で定める。
(費用負担)
第21条 この条例の規定による特定歴史公文書等の利用に係る手数料は、無料とする。
2 写しの交付により特定歴史公文書等を利用する者は、規則で定めるところにより、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。
(大仙市アーカイブズ運営審議会への諮問等)
第22条 利用申請に対する処分又は利用申請に係る不作為について不服がある者は、市長に対し、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)による審査請求をすることができる。
2 前項の審査請求があったときは、市長は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、大仙市アーカイブズ運営審議会(大仙市アーカイブズ条例(平成29年大仙市条例第12号)第4条に規定する大仙市アーカイブズ運営審議会をいう。)に諮問しなければならない。
(1) 審査請求が不適法であり、却下するとき。
(2) 裁決で、審査請求に係る処分を取り消し、又は変更し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させることにするとき。ただし、当該審査請求に係る特定歴史公文書等の利用について反対意見書が提出されているときを除く。
3 市長は、前項の規定による諮問に対する答申があったときは、これを尊重して、速やかに、当該審査請求に対する裁決をしなければならない。
(諮問をした旨の通知)
第23条 市長は、前条第2項の規定により諮問をしたときは、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。
(1) 審査請求人及び参加人
(2) 利用申請をした者(利用申請した者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(3) 審査請求に係る処分について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(1) 特定歴史公文書等を利用させる旨の決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
(2) 審査請求に係る処分を変更し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等を利用させる旨の裁決(第三者である参加人が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示している場合に限る。)
(特定歴史公文書等の利用の促進)
第25条 館長は、特定歴史公文書等(第17条の規定により利用させることができるものに限る。)について、展示(インターネットを利用したデジタルアーカイブ等を含む。)、講座の開催、教育研究機関への協力その他の方法により、積極的に一般及び教育現場での利用に供するよう努めなければならない。
(実施機関による利用の特例)
第26条 特定歴史公文書等を移管した実施機関は、当該実施機関の事務又は事業に必要であるときは、第17条第2項第1号の規定にかかわらず、当該歴史公文書等を利用することができる。
第3節 特定歴史公文書等の廃棄
(特定歴史公文書等の廃棄)
第27条 館長は、特定歴史公文書等として保存している文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、当該特定歴史公文書等を廃棄することができる。
2 館長は、前項の規定により特定歴史公文書等を廃棄しようとするときは、あらかじめ大仙市アーカイブズ運営審議会に諮問するものとする。
3 館長は、廃棄と決定した特定歴史公文書等について、廃棄の日の1月前までに、当該文書の名称、廃棄の理由、廃棄の日その他必要な事項を公表しなければならない。
第4章 大仙市アーカイブズ運営審議会
(審議事項等)
第28条 大仙市アーカイブズ運営審議会(以下「審議会」という。)は、この条例に規定する諮問事項その他公文書等の管理に必要な事項を審議する。
(資料の提出等の求め)
第29条 審議会は、その所掌事務を遂行するため必要があると認める場合には、実施機関又は館長に対し、資料の提出、説明を求めることができるほか、この条例に関する市の機関以外のものに対して資料の提出、意見の開陳等の協力を求めることができるものとする。
第5章 雑則
(研修)
第30条 実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技術を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。
(指定管理者の文書の管理)
第31条 指定管理者(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。)は、公の施設(同法第244条第1項に規定する公の施設をいう。)の管理に関して保有する文書の適正な管理に関し必要な措置を講じなければならない。
2 実施機関は、前項の文書の適正な管理が推進されるよう必要な措置を講ずるものとする。
(出資法人の文書の管理)
第32条 市が出資している法人(地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第152条第1項に規定する法人をいう。以下「出資法人」という。)は、この条例の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
2 実施機関は、前項の文書の適正な管理が推進されるよう必要な施策を講ずるものとする。
(市長の勧告)
第33条 市長は、この条例を実施するため特に必要があると認める場合には、実施機関に対し、公文書等の管理について改善すべき旨の勧告をし、当該勧告の結果とられた措置について報告を求めることができる。
2 市長は、前項の規定に基づき勧告しようとするときは、あらかじめ審議会に諮問するものとする。
(組織の見直しに伴う公文書の適正な管理のための措置)
第34条 実施機関は、当該実施機関の組織改編等が行われる場合には、その管理する公文書について組織改編等の組織の見直しの後においてこの条例の規定に準じた適正な管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。
(委任)
第35条 この条例に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この条例は、令和8年10月1日から施行する。
(特定歴史公文書等に関する経過措置)
2 この条例の施行の際現に改正前の大仙市公文書管理規則(平成29年大仙市規則第2号)第51条第1項の規定する公文書館等が保有する特定歴史公文書等については、第2条第4項の特定歴史公文書等とみなす。
(公文書の評価選別に関する経過措置)
3 この条例の施行の際現に保存期間が満了している公文書であって、実施機関が保有している公文書については、第9条第1項の規定を適用するものとする。
(大仙市情報公開条例の一部改正)
4 大仙市情報公開条例の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(大仙市アーカイブズ条例の一部改正)
5 大仙市アーカイブズ条例の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略