認可地縁団体として認可されてからの事務手続きについて

認可後の事務手続き

1. 毎事業年度の終了時に財産目録を加除し、常にこれを事務所に備え置くこと
2. 構成員の名簿を備え置き、構成員の変更があるごとに必要な変更を加えること
3. 総会の際は、規約の定めに従い議事録を作成すること

代表者が変更になったときは

法人化後、自治会の代表者（会長）が変更になった場合には「告示事項の変更」の届出をする必要があります。この手続きがされ、告示されない限り代表者の変更が法律的に有効になりませんので、注意してください。

また、代表者が変更になった場合は、団体の印鑑登録は廃止になりますのでご注意ください

届出書類

1. 告示事項変更届出書
2. 総会資料
3. 総会議事録抄本
4. 地縁による団体の代表者の承諾書
5. 代理人の有無
6. 代表者の職務執行停止の有無、職務代行者選任の有無

規約を変更するときは

規約を変更する場合には、事前に市と協議を行い、その後自治会の総会で「規約変更の決議」が必要となります。この場合の決議は個人単位で行うこととなります。その後、代表者（会長）は市へ以下の書類を提出して申請することになります。

市は申請書類を審査し認可した場合、告示はせず、代表者宛に認可通知書を送付します。この認可を受けなければ、変更した規約は効力を生じません。

申請書類

1. 規約変更認可申請書
2. 規約変更の内容及び理由を記載した書類
3. 規約変更を総会で議決したことを証する書類（総会資料、議事録抄本）
4. 新しい規約